Les étapes de la gestion de projet

La gestion de projet est une discipline qui consiste à organiser, planifier et gérer un projet. Elle s’applique dans différents domaines d’activité tels que l’industrie, le bâtiment, la construction, les travaux publics, les transports ou encore l’informatique. La gestion de projet est un processus qui permet d’obtenir un résultat conforme aux exigences du client et dans les délais impartis. Dans ce guide, nous allons voir ensemble comment mettre en place une gestion de projet efficace pour réussir votre projet.
Sommaire
L’importance de la gestion de projet
La gestion de projet est un élément indispensable pour chaque entreprise. Il faut savoir qu’elle s’applique à tous les domaines d’activité, mais peut être beaucoup plus importante dans des secteurs comme le BTP ou l’industrie. La gestion de projet permet d’optimiser la rentabilité et la qualité globale du produit, que ce soit au niveau technique, financier ou administratif. En effet, cette stratégie permet de maîtriser parfaitement les coûts et les délais afin que le client puisse bénéficier d’un produit conforme à ses attentes. Les avantages ? La gestion de projet permet une meilleure productivité grâce à une meilleure utilisation des ressources humaines et matérielles disponibles. Elle permet donc aux entreprises d’être plus compétitives sur le marché national et international en allouant correctement les ressources nécessaires pour atteindre un objectif commun : le succès de l’entreprise. Le chef de projet doit donc coordonner toutes les ressources (humaines, techniques et financières) nécessaires à la réalisation du projet qui lui a été confiée. L’importance du chef de projet ? Le chef de projet doit coordonner toutes les ressources humaines (techniques et financières) nécessaires pour atteindre un objectif commun : le succès de l’entreprise.
La planification des projets
La planification des projets est une étape importante dans la réalisation d’un projet. Cela permet de définir les objectifs à atteindre et de mettre en place des moyens pour y parvenir. Elle consiste à organiser un ensemble de tâches en fonction du temps, des ressources et des compétences nécessaires pour chaque étape. La planification des projets peut être faite par l’entreprise elle-même ou confiée à un prestataire externe.
Il existe différentes méthodes et outils permettant de planifier un projet efficacement :
Les diagrammes de Gantt sont des outils très efficaces pour représenter les activités principales d’un processus ainsi que leur durée respective, leurs dates cibles, leurs liens avec les autres activités, etc. Ils permettent également d’afficher graphiquement l’avancement du projet au cours du temps.
Le diagramme PERT est un outil qui permet d’analyser les tâches à effectuer sur une période donnée afin d’optimiser la gestion du temps et de minimiser les délais entre chaque tâche ou phase (réduction du cycle). Il permet également de visualiser visuellement l’impact sur la durée totale du projet.
La matrice BCG est une technique utilisée pour analyser le marché en comparant la part relative détenue par chaque type de produits proposés par l’entreprise sur un marché donné (partie gauche) et son positionnement relatif par rapport aux concurrents sur ce marché (partie droite). Cette analyse permet d’obtenir une estimation plus précise du potentiel global que représente chacun des segments considérés.
La gestion des risques
Une gestion des risques efficace est la clé de la réussite d’un projet. Pour chaque projet, il est important de définir les risques qui pourraient survenir afin de pouvoir les anticiper et ainsi établir des stratégies pour y faire face. Dans cette partie, vous apprendrez à reconnaître les risques potentiels et à mettre en place des mesures visant à les gérer.
La gestion des changements
Le changement est une donnée intrinsèque de l’entreprise. Il fait partie intégrante de son environnement, qu’il soit interne ou externe. Les entreprises doivent faire face à des changements qui peuvent être positifs ou négatifs. Changer ne signifie pas seulement bouleverser les habitudes et les processus existants, mais aussi d’envisager de nouvelles façons d’aborder les problèmes et de résoudre les défis rencontrés par l’entreprise. La gestion des changements permet aux organisations de gérer ces bouleversements dans le but d’atteindre leurs objectifs plus rapidement, afin d’améliorer leur efficacité opérationnelle et commerciale. L’une des principales difficultés de la gestion des changements consiste à s’assurer que toutes les parties prenantes y adhèrent pleinement et participent activement au processus. Pour réussir, il est important que vous compreniez comment votre entreprise sera affectée par un certain type de changement avant même d’essayer d’y faire face. Avant même que vous commenciez à chercher à déterminer si un projet particulier sera pertinent pour votre entreprise, il est important que vous compreniez comment ce projet aura une incidence sur votre organisation en tant qu’organisation spécifique.
La gestion de la qualité
La gestion de la qualité est une étape essentielle dans la vie de toute entreprise. C’est le facteur déterminant qui contribue à améliorer l’efficacité et la productivité d’une organisation. La gestion de la qualité est un processus continu qui permet de garantir que les produits ou services offerts par une entreprise sont conformes aux exigences des clients, aux normes et aux règlements en vigueur.
Les organisations peuvent gérer leurs processus par le biais de différents moyens, dont notamment :
- Utiliser un système documentaire pour consigner les procédures d’intervention, les instructions et les normes
- Établir des procédures permettant de répondre rapidement aux changements ou à l’apparition d’un problème
- Développer des moyens appropriés pour assurer l’application correcte du système sur le terrain
- Utiliser des outils comme des tableaux comparatifs pour évaluer et comparer les produits par rapport au marché
- Mettre en œuvre divers types d’examens pour mesurer constamment la performance des opérations.
La gestion des communications
La gestion des communications est un processus par lequel une entreprise crée, reçoit et diffuse des informations à l’intention de ses clients, de ses employés, de ses partenaires d’affaires et du grand public. La gestion efficace des communications contribue à la réputation d’une organisation et améliore son image auprès du public.
Les objectifs généraux de la gestion des communications consistent à :
- Améliorer les relations avec les parties intéressées
- Établir une relation positive avec les parties intéressées
- Développer le sentiment d’appartenance envers l’entreprise
- Mettre en place un système qui permette aux employés de communiquer leur opinion sur les produits ou services offerts par l’organisation
- Fournir aux clients et aux consommateurs un accès facile à tout renseignement qu’ils peuvent obtenir sur l’entreprise ou ses biens et services
La planification stratégique consiste principalement à déterminer les objectifs généraux de communication pour une année donnée (par exemple : positionner l’entreprise comme chef de file dans son secteur, accroître sa visibilité, etc. ), puis à élaborer un plan pratique pour atteindre ces objectifs.
Il existe trois types principaux de plans stratégiques :
Le plan stratégique annuel : il indique comment l’entreprise compte se distinguer sur le marché par rapport à la concurrence au cours d’une année donnée et comment elle compte y arriver.
Le plan stratégique trimestriel : il fournit des orientations quant aux actions que doit entreprendre chaque division pour atteindre ses objectifs trimestriels spécifiques. Le projet est un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme aux exigences du commanditaire. La gestion de projet est l’ensemble des activités qui permettent de réaliser un projet.