Comment organiser une réunion efficace

La réunion est une étape importante de la vie d’une entreprise. Elle permet de faire le point sur l’avancement des projets, de présenter les résultats, de prendre des décisions stratégiques ou encore d’informer les collaborateurs. Pour que la réunion soit efficace, il faut respecter quelques règles simples mais essentielles. Nous allons voir çà en détail dans cet article.
Sommaire
Préparer le lieu de la réunion
Avant de préparer le lieu de la réunion, il faut aussi savoir que c’est un événement qui requiert beaucoup d’organisation. Pour éviter les mauvaises surprises, il est important de bien choisir l’endroit où l’on va organiser sa réunion. En effet, il est préférable d’opter pour un endroit facilement accessible et confortable.
Le lieu doit être adapté au type d’événement à organiser, mais aussi à votre budget et à vos besoins en termes de capacité d’accueil. Pour trouver le bon endroit pour votre événement, nous vous conseillons donc de faire appel à une société spécialisée qui saura vous conseiller au mieux sur les différents types d’espaces qu’elle propose.
Préparer le matériel nécessaire
Pour préparer votre réunion, il est important de disposer du matériel nécessaire. Pour cela, il faut tenir compte des éléments suivants : Le support sur lequel vous allez présenter votre réunion.
Il peut s’agir d’un tableau blanc ou d’une feuille de papier, d’un ordinateur avec un projecteur ou un paper-board, etc.
Les différents éléments qui pourraient être utiles pour la réunion (stylos, post-it, marqueurs, etc.).
Le matériel informatique et internet (imprimante, scanner).
La salle où vous allez organiser la réunion. En général, une salle est mise à disposition par l’organisateur. Si ce n’est pas le cas et que vous organisez une réunion sans autorisation préalable de l’organisateur (ce qui est interdit), vous devrez mettre à sa disposition tout le matériel nécessaire ainsi que les supports sur lesquels vous allez présenter votre projet.
Définir le but de la réunion
Pour définir le but de la réunion, il est important de déterminer au préalable ce que vous souhaitez obtenir.
Il faut aussi garder à l’esprit que cette réunion doit être productive et qu’elle doit servir à atteindre un objectif bien précis.
La première étape consiste donc à se poser les bonnes questions : Quel est le but d’une réunion ? Quelles sont les idées qui ont germé pendant la discussion ? Quels sont les sujets dont nous devons discuter ? Il est crucial de faire des listes pour ne pas perdre du temps. Ensuite, évaluez les avantages et inconvénients de chaque option et choisissez celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Pour finir, faites une synthèse des principaux points abordés pendant la discussion afin d’en tirer une conclusion générale.
Inviter les bonnes personnes
Savoir inviter de bonnes personnes est une chose importante. Si vous souhaitez réunir les bonnes personnes autour d’un projet, il faut en amont savoir qui sont ces personnes et quel sera l’objectif de la réunion.
Lorsque vous décidez d’inviter des personnes à une réunion, il est nécessaire de respecter un certain formalisme. Pour commencer, choisissez le lieu où se tiendra la réunion. Ce lieu doit être propice au travail en équipe et doit être facilement accessible pour tous les participants (salle de conférence, salle polyvalente).
Le lieu peut être extérieur à votre entreprise si celle-ci dispose d’une salle extérieure ou non. Ensuite, présentez votre projet aux invités afin que ceux-ci puissent comprendre son intérêt et sa finalité. Pour ce faire, utilisez un support visuel ou audiovisuel (diaporama) si possible interactif afin que chacun puisse apporter sa contribution et enrichir les idées émises par le groupe.
Il est important que chaque participant soit impliqué dans la construction du projet commun car cela permettra de créer une dynamique positive autour du groupe ainsi constitué.
Fixer une date et une heure
Comment réussir sa réunion?
Veiller à ce que tout se passe bien pendant la réunion
Après la réunion, il faut veiller à ce que tout se passe bien.
Vous devez vérifier si les membres ont répondu aux questions qui leur ont été posées et s’ils ont pris connaissance des documents présentés. Si tel n’est pas le cas, vous devez leur demander d’exprimer sur papier ou par écrit ce qu’ils pensent du sujet traité.
Vous devez ensuite recueillir les idées et suggestions des membres pour prendre en compte lors de l’organisation d’une prochaine réunion commune.
Une réunion a pour but de rassembler des personnes autour d’une thématique et d’un objectif commun. Cela peut être un événement ponctuel, ou une réunion qui se déroule tous les mois, voire tous les jours. Dans ce cas, il faut s’organiser en conséquence.